🧾 Registro de Órdenes de Gasto (OG)

Use la Orden de Gasto para registrar los gastos operativos de la empresa: combustible, reparaciones, servicios, gastos administrativos y cualquier egreso que no sea una compra de inventario.

En esta guía aprenderá a

Crear una orden de gasto con su encabezado y sus líneas de detalle.
Revisar los impuestos y los totales.
Importar líneas desde Excel o desde un DTE en JSON.
Configurar los decimales de los costos.
Registrar el pago después de guardar.

📌 Antes de empezar

Requisitos

El proveedor debe estar creado.
Tenga a la mano la fecha, la forma de pago y el detalle del gasto.
Para líneas de gasto, use cuentas de detalle. Las cuentas de mayor no se pueden usar en la orden.

🚀 Crear una orden de gasto

Paso a paso

Abra Compras en la barra de herramientas y elija Órdenes de gasto.
Presione Nuevo.
Complete el encabezado: proveedor, fecha, forma de pago y proyecto o departamento.
Agregue las líneas de gasto en el detalle: código o cuenta, cantidad y costo.
Revise los impuestos y los totales.
Presione Guardar.
Registre el pago desde la gestión de CXP.

🚪 Encabezado del documento

Estos son los campos que se capturan en la parte superior:

Campo	Qué escribir
Fecha	La fecha del gasto.
Proveedor	El proveedor al que corresponde el gasto.
Comprador	La persona que hizo la compra o la gestión.
Forma de pago	Cómo se pagará o se pagó el gasto.
Proyecto / Depto	El proyecto o departamento al que se imputa el gasto.
Vehículo	La unidad relacionada, cuando el gasto es de combustible o reparación. Vea OG por mantenimiento de vehículos.
Observaciones	Un texto libre sobre el gasto.

Las casillas IVA, Retención de IVA, Retención de Renta y Autoriza determinan qué impuestos aplican y si la orden requiere autorización.

📋 Líneas de detalle

Agregue una línea por cada concepto del gasto. Use los botones + y - para añadir o quitar líneas.

Columna	Qué hace
Código / Cuenta	La cuenta contable o el código de inventario del gasto.
Descripción	El detalle de la línea.
Cantidad y Costo	Con estos dos datos se calcula el Total de la línea.
IVA, R. IVA, Renta	Los impuestos que aplican a esa línea.
Proyecto / Depto	Permite asignar otro proyecto o departamento a la línea.
Vehículo	Vincula la línea con una unidad, en combustible o reparación.

Use cuentas de detalle

La columna Código no acepta cuentas de mayor. Si elige una, el sistema muestra el aviso "La cuenta XXXX es de mayor y no se puede usar en la Orden de Gasto. Elija una cuenta de detalle." y vacía la celda.

Al guardar, si una línea tiene una cuenta de mayor, el sistema muestra "Lineas No. N contiene una cuenta de mayor" y no guarda la orden. Corrija esas líneas y guarde de nuevo.

Importar líneas

Desde Excel

El botón Importar carga las líneas desde un archivo Excel con las columnas Código, Descripción, Cantidad y Costo. Es útil cuando la orden tiene muchas líneas.

Desde un DTE en JSON

El botón Importar JSON carga un comprobante DTE en formato JSON. Vea el detalle en Importar JSON del DTE en OG.

💵 Impuestos y totales

En la parte inferior se muestran Neto, IVA, R. IVA, Renta y Total. Se calculan a partir del detalle.

Para combustible, también aparecen FOVIAL y COTRANS. Forman parte del total y se llenan al importar el DTE de la compra. Vea Importar JSON del DTE en OG.

Si cambió líneas a mano y los impuestos no se actualizan, use el botón de recálculo de la barra superior.

Montos fuera de rango

Si el neto, el IVA, las retenciones, el monto exento o el total superan 99,999,999.999999, la orden no se guarda y aparece el mensaje "El monto calculado excede el máximo permitido...". Revise la cantidad y el costo de las líneas.

🔢 Precisión de decimales

Puede definir entre 2 y 6 decimales para los costos y totales. La configuración aplica a esta orden.

Cómo cambiarla

Abra o cree una orden de gasto.
Presione el botón de Configuración, en la parte superior del formulario.
Elija Configuración en el menú.
Escriba la cantidad de decimales, entre 2 y 6.
Acepte. Los costos y totales se actualizan sin cerrar la orden.

Falta captura

Ventana de configuración de decimales. Nombre sugerido: 05_precision_decimales.png.

Dónde se refleja

La precisión también aparece en los cheques, los depósitos y los reportes impresos de la orden, hasta 6 decimales. Los montos de los documentos bancarios siguen mostrando 2 decimales.

🖨️ Otros botones

Botón	Función
Guardar	Guarda la orden.
Cancelar	Descarta los cambios sin guardar.
Borrar	Elimina la orden actual.
Imprimir	Genera el reporte impreso de la orden.
CCF	Gestiona el comprobante de crédito fiscal asociado.

💰 Después de guardar

Registre el pago desde la gestión de CXP: clic derecho sobre la orden en el listado y Gestionar CXP.

❓ Problemas frecuentes

No puedo guardar la orden

Revise si hay líneas con cuentas de mayor, o si un monto supera el máximo permitido. El sistema indica el número de la línea o el monto afectado.

Los totales no coinciden con el comprobante

Revise la cantidad y el costo de cada línea, y que los impuestos estén marcados. Si importó un JSON, compare los totales contra el DTE.