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⚙️ Control de cierre de períodos contables

Este control ayuda a mantener la integridad del historial contable al impedir que se registren o modifiquen transacciones fuera del rango de años autorizado por la empresa. Se aplica a operaciones manuales, procesos por lote y a la generación de partidas resumen.

🛂 1. ¿Qué permite este control?

Configuración — Control de períodos

Con esta función puede:

  1. Definir el período contable activo (año base para la operación diaria).
  2. Autorizar un rango de años anteriores para operar.
  3. Evitar la creación o modificación de registros en periodos cerrados o no autorizados.
  4. Registrar trazabilidad de activaciones, expiraciones y bloqueos.

Nivel de acceso

La configuración solo debe ser modificada por usuarios con permisos administrativos.

📄 2. Acceso y configuración

Pantalla — Control de períodos

Pasos para revisar o ajustar la configuración:

  1. Abra el módulo de Contabilidad.
  2. Vaya a Partidas → Control de períodos.
  3. Defina el Período activo y el Rango permitido (número de años anteriores).
  4. Seleccione la duración de la política: Temporal (con fecha de expiración) o Permanente.
  5. Guarde los cambios para que entren en vigor.

📊 3. Parámetros principales

Parámetros — Control de períodos

  1. Período activo: año que se considera vigente para la operación.
  2. Rango permitido: número de años anteriores permitidos (0 = solo periodo activo).
  3. Duración: PERMANENTE o rango temporal con fecha de activación/expiración.
  4. Fecha de activación / Fecha de expiración: opcionales, usadas para vigencia automática.

🚫 4. Comportamiento al bloquear

Bloqueo — Ejemplo de mensaje

Cuando una fecha está fuera del rango autorizado:

  1. En pantallas de edición: la acción de guardar queda bloqueada y la interfaz puede abrir únicamente en modo de lectura. (No permite modificar, eliminar ni crear registros nuevos).
  2. En procesos masivos (importaciones, contabilizaciones por lote): el sistema valida cada registro y detiene el proceso o marca los documentos inválidos.
  3. En la generación de partidas resumen o anexos: se evita crear asientos inválidos y se informa al usuario.

📊 5. Validación en procesos masivos

Procesos masivos — Validación

  1. Las cargas y contabilizaciones por lotes validan fecha por registro antes de publicar.
  2. Si algún registro está fuera del rango, el lote se detiene o se marca para revisión, según la pantalla.

📅 6. Procedimiento si aparece un bloqueo (qué debe hacer el usuario)

  1. Lea el mensaje que indica la fecha y el motivo del bloqueo.
  2. Verifique si la fecha del documento es correcta; corríjala si corresponde.
  3. Si la fecha es correcta y necesita registrarse, solicite a un administrador apertura temporal o ampliación del rango.
  4. Una vez corregido o autorizado, reintente la operación.

Recomendación

En solicitudes de excepción incluya: motivo, lista de documentos y rango de fechas requerido.

📌 7. Recomendaciones de uso

  1. Revise la política activa al inicio de cada ejercicio.
  2. Mantenga el Rango permitido lo más restrictivo posible salvo necesidad real.
  3. Documente cambios y excepciones para auditoría interna.
  4. Notifique a los usuarios operativos antes de cambios en el periodo activo.